Політика конфіденційності
Останнє оновлення: 20 квітня 2022 року.
У TOKIO ми використовуємо персональні дані, щоб відповідати на ваші запити, підбирати подорожі, оформлювати бронювання та допомагати під час відпочинку. У цій Політиці пояснюємо, яку інформацію отримуємо, для чого вона потрібна, кому може передаватися та як ви можете керувати її використанням.
Політика поширюється на сайт tokio-travel.com, заявки через його форми та спілкування з TOKIO електронною поштою, телефоном і в месенджерах. Обробка даних самими туроператорами, перевізниками, готелями, страховиками та цифровими платформами також регулюється їхніми власними повідомленнями про конфіденційність.
1. Хто відповідає за ваші дані
Володільцем персональних даних є ФОП Прохорович Світлана Георгіївна, яка надає послуги з підбору та бронювання подорожей під назвою TOKIO.
- Країна реєстрації: Україна.
- Реєстраційний номер: 2969315202.
- Адреса для офіційного листування: Україна, м. Київ, вул. С. Данченко, буд. 30.
- Електронна пошта: info@tokio-travel.com.
- Телефон: +38 050 678 4 555.
Надалі в тексті використовуємо слова «TOKIO», «ми» або «володілець даних». У термінології GDPR така відповідальна особа називається контролером персональних даних.
Ми враховуємо вимоги законодавства, що застосовується до відповідної обробки, зокрема Закону України «Про захист персональних даних» та, у межах його територіальної й матеріальної дії, Регламенту ЄС 2016/679 — Загального регламенту про захист даних (GDPR / RODO).
2. Яку інформацію ми отримуємо
Обсяг даних залежить від того, чи ви переглядаєте сайт, звертаєтеся за консультацією або вже оформлюєте подорож.
Для відповіді та підбору туру нам можуть знадобитися ім’я, номер телефону, електронна адреса, бажаний спосіб зв’язку, країна відпочинку, дати, місто вильоту, бюджет, кількість туристів, вік дітей та інші побажання, які ви повідомляєте. Також обробляємо зміст листування, щоб розуміти ваш запит і продовжувати його опрацювання.
Для бронювання та супроводу поїздки можуть бути потрібні прізвища й імена туристів відповідно до документів, дати народження, громадянство, паспортні реквізити, строк дії документів, контактні дані, відомості про обрані послуги, договір, оплату, зміни або скасування бронювання. Конкретний перелік залежить від вимог туроператора, перевізника, страховика та країни подорожі.
На етапі первинного підбору туру не потрібно надсилати копії паспортів або інші документи. Якщо вони знадобляться для оформлення, менеджер пояснить, які саме відомості необхідні та як їх передати. Не надсилайте нам CVV/CVC-коди, паролі банківських застосунків або одноразові коди підтвердження платежів.
Під час відвідування сайту можуть оброблятися IP-адреса, відомості про браузер і пристрій, дата та час звернення, переглянуті сторінки, джерело переходу, технічні помилки, ідентифікатори cookies та події взаємодії із сайтом. Аналітичні й рекламні технології описані окремо в розділах 8–9.
3. Звідки надходять дані
Переважно ви надаєте інформацію самостійно: заповнюєте форму на сайті, пишете менеджеру, телефонуєте або передаєте дані для бронювання.
Також ми можемо отримати відомості від особи, яка організовує спільну поїздку, законного представника туриста, туроператора або іншого учасника обслуговування. Наприклад, туроператор може повідомити номер бронювання чи зміну часу вильоту. Технічні дані надходять під час взаємодії вашого пристрою із сайтом і підключеними сервісами.
Якщо ви передаєте дані інших туристів, переконайтеся, що маєте належні повноваження, повідомте їх про це та надайте їм посилання на цю Політику. Це не звільняє нас від власного обов’язку інформувати людей про обробку їхніх даних. Коли застосовується стаття 14 GDPR, відповідну інформацію надаємо у встановлений нею строк, зокрема під час першого звернення до людини або першої передачі даних, якщо це відбувається раніше ніж через місяць після їх отримання.
4. Для чого та на яких підставах використовуємо дані
Ми визначаємо правову підставу для кожної мети окремо. Там, де застосовується GDPR, використовуємо такі підстави:
| Мета | Що це охоплює | Правова підстава |
|---|---|---|
| Підбір подорожі за вашим запитом | Уточнення побажань, підготовку пропозицій, зв’язок щодо обраного туру | Дії на ваш запит до укладення договору — стаття 6(1)(b) GDPR |
| Бронювання та обслуговування замовлення | Оформлення документів, взаємодію з постачальниками, повідомлення про зміни, супровід поїздки | Виконання договору із замовником — стаття 6(1)(b). Для даних учасника, який не є стороною договору, — законний інтерес в організації замовленої для нього подорожі за умови належного балансу прав та інтересів, стаття 6(1)(f) |
| Загальні звернення | Відповіді на питання, які не стосуються підготовки чи виконання договору | Законний інтерес підтримувати комунікацію та опрацьовувати звернення — стаття 6(1)(f) |
| Виконання вимог законодавства | Облік, зберігання обов’язкових документів, відповіді на належні запити уповноважених органів | Виконання застосовного правового обов’язку — стаття 6(1)(c), коли виконано умови її застосування |
| Захист сайту та прав сторін | Запобігання зловживанням, з’ясування технічних інцидентів, врегулювання спорів і захист від претензій | Законні інтереси у безпеці та захисті прав — стаття 6(1)(f), з урахуванням ваших прав і свобод |
| Рекламні повідомлення | Надсилання пропозицій каналами, на які ви окремо підписалися | Згода — стаття 6(1)(a), разом із вимогами до відповідного каналу зв’язку |
| Аналітика та рекламне відстеження на сайті | Оцінювання відвідуваності, взаємодій і результатів рекламних переходів за допомогою необов’язкових технологій | Попередня згода на відповідні цілі — стаття 6(1)(a), із дотриманням правил використання cookies |
Коли застосовується законодавство України, підстави обробки визначаємо відповідно до нього, зокрема статті 11 Закону України «Про захист персональних даних». Посилання на GDPR не замінює перевірки конкретного законодавства та обов’язків володільця даних.
Надання даних для консультації та бронювання є добровільним. Проте без необхідних контактів ми не зможемо відповісти, а без відомостей, потрібних для оформлення, — забронювати відповідні послуги. Відмова від реклами або необов’язкових cookies не є підставою для відмови в підборі чи бронюванні туру.
5. Дані дітей та особливі потреби під час подорожі
Коли подорожують діти, дані для оформлення передають їхні батьки, законні представники або належним чином уповноважені особи. Для попереднього розрахунку вартості зазвичай достатньо віку дитини; додаткові відомості запитуємо, якщо вони потрібні для бронювання.
Якщо для організації поїздки потрібно врахувати стан здоров’я, обмежену мобільність або інші особливі потреби, просимо повідомляти лише необхідний мінімум. Наприклад, для запиту доступного номера може бути достатньо опису потрібних умов без медичних документів і діагнозу.
Відомості, що розкривають стан здоров’я, потребують додаткової правової підстави. Коли застосовується GDPR, для такої обробки й необхідної передачі постачальнику отримуємо окрему явну згоду відповідно до статті 9(2)(a), якщо в конкретному випадку немає іншого передбаченого законом винятку. Для даних дитини перевіряємо повноваження її представника.
6. Кому можуть передаватися дані
Ми передаємо інформацію в обсязі, необхідному для конкретної послуги або іншої визначеної мети. Залежно від вашого запиту отримувачами можуть бути:
- туроператори, авіакомпанії, готелі, трансферні компанії та страховики, які беруть участь в організації подорожі;
- постачальники систем пошуку й бронювання, зокрема модулів OTPUSK, через які ви переглядаєте пропозиції або залишаєте заявку;
- постачальники хостингу, електронної пошти, систем обліку заявок та технічної підтримки;
- банки й платіжні сервіси, коли вони залучені до оплати, а також бухгалтерські та юридичні консультанти в межах відповідних завдань;
- постачальники аналітичних сервісів — відповідно до ваших налаштувань згоди;
- державні органи, якщо надання інформації є обов’язковим за застосовним законодавством.
Частина постачальників обробляє дані за нашими дорученнями, а частина самостійно визначає цілі та порядок їх використання. Роль кожного учасника залежить від фактичних операцій і договірних умов. Наприклад, туроператор може самостійно відповідати за обробку, необхідну для виконання договору туристичного обслуговування.
Інформацію про туроператора та інших визначених постачальників ви отримуєте під час оформлення відповідної послуги. За запитом пояснимо, кому передано ваші дані та з якою метою, у межах передбачених законом прав.
7. Обробка даних в інших країнах
Подорож за кордон і використання міжнародних цифрових сервісів можуть передбачати обробку даних в інших країнах. Це стосується, зокрема, отримувачів у країні відпочинку, постачальників технологій та, залежно від місця роботи володільця, обробки в Україні.
Для передач, на які поширюється GDPR, застосовуються механізми глави V Регламенту: рішення про належний рівень захисту або відповідні гарантії, зокрема стандартні договірні положення, коли вони підходять для конкретної передачі. У передбачених законом виняткових випадках може застосовуватися інша підстава, наприклад необхідність певної передачі для виконання договору щодо подорожі. Такі винятки не є загальним дозволом на всі міжнародні передачі.
Для передач, які регулюються законодавством України, враховуються також вимоги статті 29 Закону України «Про захист персональних даних».
Ви можете звернутися до нас, щоб дізнатися про країни обробки, підстави конкретної передачі та отримати інформацію про застосовані гарантії або їх копію з урахуванням прав інших осіб.
8. Пошук турів, аналітика, месенджери та зовнішні сервіси
Пошук турів OTPUSK. На сайті розміщені зовнішні модулі пошуку й відображення пропозицій. Під час їх завантаження ваш браузер взаємодіє з інфраструктурою постачальника модуля. Він може отримувати технічні дані, параметри пошуку та інформацію, яку ви вводите у відповідну форму. Заявки використовуються для опрацювання звернення щодо туру. Обсяг обробки залежить від функцій конкретного модуля.
Google Analytics. Ми використовуємо цей сервіс для оцінювання відвідуваності та роботи сайту. Аналітичні події можуть відображати, наприклад, перегляд сторінки, успішне надсилання заявки або перехід за посиланням. Залежно від налаштувань обробляються технічні відомості, ідентифікатори браузера, джерело переходу та взаємодії. Такі відомості не слід вважати повністю анонімними лише тому, що у звіті не показується ім’я відвідувача. Деталі: як Google використовує дані із сайтів партнерів.
Viber та інші канали зв’язку. Якщо ви пишете нам у месенджері, використовуємо отримані від вас контакти й повідомлення для відповіді та роботи із запитом. Сам постачальник платформи обробляє дані за власними правилами. Для Viber вони доступні в Політиці конфіденційності Viber.
Приєднання до Viber-спільноти TOKIO є добровільним. Ви можете вийти з неї або змінити налаштування сповіщень у застосунку. Участь у спільноті сама по собі не є згодою на окремі рекламні дзвінки, email-розсилки чи персональні рекламні повідомлення в інших каналах.
Соціальні мережі та зовнішні посилання. Після переходу на Facebook, Instagram, YouTube або сайт іншого постачальника діють правила відповідної платформи. Якщо сторонній контент вбудовано безпосередньо в сторінку, взаємодія з його постачальником може відбуватися вже під час завантаження такого контенту. Для технологій, що потребують згоди, застосовується порядок, описаний нижче.
9. Cookies та керування згодою
Cookies — невеликі файли, які браузер зберігає на вашому пристрої. Подібні завдання можуть виконувати локальне сховище браузера, пікселі та інші технології. Вимоги до згоди залежать від призначення технології, а не лише від її назви.
На сайті розрізняємо такі категорії:
| Категорія | Призначення | Умови використання |
|---|---|---|
| Суто необхідні | Робота запитаної вами функції, безпека та збереження вашого вибору щодо cookies | Без окремої згоди лише в межах установленого законом винятку |
| Функціональні | Додаткові налаштування та зручність користування | За згодою, якщо конкретна функція не підпадає під виняток для необхідних технологій |
| Аналітичні | Статистика відвідувань, взаємодій і роботи сайту | Після згоди на аналітику |
| Рекламні | Вимірювання реклами, аудиторії та персоналізація, якщо відповідні сервіси підключені й зазначені в налаштуваннях | Після окремого вибору відповідних рекламних цілей |
Необов’язкові технології активуються після вашого вибору. Саме відвідування сайту, прокручування сторінки або відсутність змін у налаштуваннях браузера не вважається згодою.
Додатково ви можете видаляти та блокувати cookies у браузері. Блокування необхідних файлів може вплинути на окремі функції. Налаштування браузера не замінюють доступний на сайті механізм керування згодою.
10. Рекламні повідомлення та автоматизована обробка
Заявка на підбір туру дає нам можливість зв’язатися з вами щодо цього запиту. Вона не означає автоматичної підписки на рекламу. Для рекламної комунікації, яка потребує згоди, отримуємо її окремо із зазначенням каналу й мети.
Відмовитися від рекламних повідомлень можна через доступну в повідомленні функцію відписки або звернувшись на info@tokio-travel.com. Після відмови припиняємо відповідний маркетинг. Службові повідомлення про чинне бронювання, зміни рейсу чи документи можуть залишатися необхідними для виконання замовлення.
Підбір туру й узгодження бронювання передбачають участь менеджера. Ми не приймаємо щодо вас рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці та мають юридичні або подібні істотні наслідки. Якщо використовуються погоджені вами засоби рекламної персоналізації, вони можуть групувати відвідувачів за інтересом до напрямків або пропозицій. Від такого відстеження можна відмовитися через налаштування згоди.
11. Як довго зберігаємо інформацію
Строк визначається метою обробки, застосовними обов’язками та необхідністю захисту прав:
- Заявки й листування щодо підбору — до завершення роботи із запитом. Подальше зберігання допускається лише за окремою обґрунтованою потребою, наприклад для врегулювання спору, протягом строку, пов’язаного з цією потребою.
- Документи бронювання та обслуговування — протягом виконання замовлення, а надалі в межах обов’язкових строків зберігання документів і строків, необхідних для пред’явлення чи захисту правових вимог.
- Бухгалтерські та розрахункові документи — протягом строків, установлених застосовним податковим і бухгалтерським законодавством.
- Контакти для рекламних повідомлень — до відкликання згоди або припинення відповідної розсилки. Мінімальні відомості про згоду чи відмову можуть зберігатися довше для підтвердження дотримання правил і запобігання повторним небажаним повідомленням.
Коли мета та правові підстави зберігання припиняються, дані видаляємо або незворотно знеособлюємо. Відкликання згоди не скасовує обов’язку зберігати документи, якщо цього вимагає закон або належна підстава для захисту прав.
12. Як захищаємо дані
Застосовуємо технічні й організаційні заходи, співмірні з характером даних та ризиками: обмежуємо доступ відповідно до робочих завдань, контролюємо доступ до систем і передаємо інформацію постачальникам у необхідному обсязі. На сайті використовується захищене HTTPS-з’єднання.
Якщо відбудеться порушення безпеки даних, оцінюємо його наслідки та повідомляємо уповноважені органи й постраждалих осіб у випадках і строки, передбачені застосовним законодавством.
13. Ваші права та порядок звернення
Ви можете звернутися до нас, щоб дізнатися про обробку своїх даних, отримати доступ до них, виправити помилки або скористатися іншими правами, які надає застосовне законодавство.
Коли застосовується GDPR, це також включає право вимагати видалення або обмеження обробки за встановлених умов, заперечувати проти обробки на підставі законного інтересу та отримувати надані вами дані у придатному для перенесення форматі, якщо вони обробляються автоматизовано на підставі згоди чи договору.
Ви можете відкликати згоду без впливу на правомірність попередньої обробки. Заперечення проти прямого маркетингу означає припинення використання ваших даних для цієї мети, включно з пов’язаним профілюванням.
Напишіть на info@tokio-travel.com або скористайтеся контактами з розділу 1. Опишіть запит і зазначте відомості, за якими можна знайти відповідне звернення чи бронювання. Якщо є обґрунтовані сумніви щодо особи заявника, можемо попросити додаткове підтвердження в необхідному обсязі.
Запити за GDPR розглядаємо без невиправданої затримки, зазвичай протягом одного місяця. Якщо закон дозволяє продовження через складність або кількість запитів, повідомимо про нього та причини в межах першого місяця; продовження може становити до двох додаткових місяців. Для інших звернень застосовуються строки відповідного законодавства.
Ви також маєте право звернутися до компетентного органу захисту даних або суду. В Україні — до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини; у Польщі — до Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). За GDPR скаргу можна подати, зокрема, в державі ЄС вашого звичайного проживання, роботи або ймовірного порушення.
14. Оновлення Політики
Ми переглядаємо цю Політику, коли змінюються наші послуги, способи обробки або правові вимоги. Чинна редакція публікується на цій сторінці із зазначенням дати.
Якщо нова мета обробки потребуватиме окремої згоди, запитаємо її до початку відповідної обробки. Публікація нової редакції сама по собі не замінює такої згоди.
